Documento Físico X Digital: 5 Diferenças Cruciais para Sua Empresa!
Descubra diferenças essenciais entre documentos físicos e digitais e como isso impacta o funcionamento da sua empresa!
Você sabia que a escolha entre documentos físicos e digitais pode afetar diretamente a eficiência e os custos da sua empresa?
Entenda os principais pontos de diferença entre o documento físico e o digital e de que forma utilizá-los adequadamente na sua empresa
A rotina de uma empresa é composta por diversas atividades que precisam ser realizadas de forma minuciosa para que tudo esteja em ordem.
Ou seja, é preciso se atentar aos processos, satisfação dos clientes, concorrência, tendências do mercado e novas tecnologias que vão surgindo e modernizando a forma de gerir um negócio.
Neste cenário, os documentos digitais se fazem presentes como um recurso de extrema importância, portanto, é essencial entender como funcionam no que se diferenciam dos documentos físicos e de que forma impactam a sua rotina.
Acompanhe a leitura e conheça cinco das principais diferenças!
Documento físico x documento digital: 5 principais diferenças
Com o avanço tecnológico, cada vez mais processos têm sido automatizados e diversos documentos têm sido digitalizados, como forma de economizar tempo, recursos e diminuir as agressões ao meio ambiente.
Quer ajuda para abrir uma empresa ou ter um CNPJ?
{{pronome}} {{site_name}} pode ajudar você na abertura de sua empresa, deixe seus dados e nossos especialistas entrarão em contato.
Dessa forma, é de conhecimento comum a diferença nítida entre um documento que é físico e o que é digital, entretanto, você já pensou em quais são as principais diferenças geradas no dia a dia da sua empresa?
Para evidenciar isso, vamos falar sobre cada possibilidade de forma individual.
Vantagens e desvantagens do documento físico
Quando falamos do documento físico, trata-se de algo mais tradicional e presente principalmente em empresas com mais anos de mercado.
Afinal, por muito tempo, notas fiscais, relatórios e tantos outros aspectos eram apenas físicos.
Entretanto, este tipo de documento gera:
- Impacto ambiental negativo;
- Acúmulo de papéis;
- Dificuldade de armazenamento;
- Custos com impressora, papel, tintas e afins;
- Risco maior de perda de documentos; entre outros pontos.
Sendo assim, por mais que ainda seja utilizado em algumas situações, a migração para o documento digital tende a ganhar cada vez mais força, facilitando nos processos da empresa.
Vantagens e desvantagens do documento digital
Já o documento digital proporciona muito mais facilidade e já é muito mais utilizado do que o documento físico em novas empresas, startups e afins.
Isso porque proporciona diversas facilidades, vantagens e soluciona os problemas que evidenciamos anteriormente sobre os documentos físicos.
Por meio do documento digital, é possível:
- Diminuir o impacto ambiental;
- Armazenar na nuvem;
- Enviar documentos de forma mais ágil e rápida;
- Diminuir custos;
- Menor risco de perda de documentos; entre outros.
Devido a tudo isso, até mesmo órgãos como a Receita Federal têm investido cada vez mais nos recursos digitais para entrega de obrigações.
Solicite uma consultoria personalizada e otimize seus processos com documentos digitais!
Qual o impacto direto em sua empresa?
Agora que discutimos as diferenças, é importante entender como adotar documentos digitais pode transformar a rotina da sua empresa.
Implementar a digitalização de documentos envolve a utilização de ferramentas apropriadas, como sistemas de armazenamento em nuvem, certificados digitais, e bons computadores para otimizar o processo.
A adoção de documentos digitais traz agilidade aos processos, reduz custos e diminui significativamente o risco de erros humanos ou perda de documentos essenciais para o funcionamento da empresa.
Conte com quem pode te auxiliar!
Para fazer uso de recursos que podem solucionar problemas e facilitar a sua rotina, é crucial ter o suporte de quem pode te auxiliar.
Afinal, ainda que os documentos digitais estejam ganhando cada vez mais espaço em relação aos físicos e representem uma grande facilidade, ainda é preciso ter muita atenção com cada detalhe, especialmente no que diz respeito ao cumprimento de obrigações fiscais.
Mas não se preocupe, pois você pode contar com a Alliance Contabilidade para te ajudar com tudo isso!
Portanto, fale com um especialista agora e descubra como a digitalização pode transformar a sua empresa.
